Cet article est une version résumée et traduite* d’un article de Steve Pavlina. Article, où il expose le système qu’il avait mis en place pour gérer de façon optimale son temps lorsqu’il était étudiant, dans le but d’atteindre les objectifs qu’il s’était fixé (être diplômé en informatique et mathématiques en juste 3 semestres, dormir 7 à 8h chaque nuit, avoir une vie sociale épanouie, etc…). Je poste cet article, pour pouvoir comme vous, le lire constamment et essayer de suivre dans la mesure du possible et du raisonnable les conseils qu’il expose.
- Définir clairement et précisement son ou ses objectifs
Savoir très précisement et très clairement où on va/veut aller. Il est très facile de perdre toute une journée en effectuant des tâches qui ne nous aident pas le moins du monde dans l’accomplissement des objectifs qu’on s’est fixé. Ce qui a tendance à se produire, lorsqu’on est pas clair sur les objectifs que l’on souhaite atteindre. L’astuce est de recibler périodiquement ses objectifs, de se reconnecter avec l’envie de les atteindre, en les écrivant et en les relisant tous les matins. Mettre des post-it dans toutes les pièces, pour se rappeller constamment la destination vers laquelle on veut se rendre. Si on est pas encore au point concernant la clarté des buts qu’on souhaite atteindre, on devrait faire de cette clarté notre premier objectif sur la liste des objectifs à atteindre.
- Etre flexible
Il y a une différence cruciale entre connaître la destination où on veut se rendre et connaître le moyen par lequel, on va s’y rendre. Un avion commercial typique est 90% du temps, hors course. Mais, il arrive presque toujours à sa destination, car il sait où il va et fait constamment des corrections en cours de route. On ne doit pas suivre aveuglément un plan sans prise de conscience constante des objectifs qu’on veut atteindre. Supposons par exemple, qu’on suive sans problème le planning qu’on s’est fixé et qu’une opportunité imprévue se présente. Restera-t-on fidèle au plan original, ratant de fait cette opportunité ou allons-nous, nous arrêter et saisir l’opportunité ? C’est ici, qu’on devrait s’arrêter, se reconnecter à nos objectifs et se demander quelle est la meilleure voie à prendre pour les atteindre. Il faut être précis sur ses objectifs mais flexible sur le plan qu’on met en place pour les atteindre. Avoir un objectif clair est beaucoup plus important qu’avoir un plan clair.
- Faire une seule chose à la fois
Une fois qu’on a choisi une tâche ou une action à accomplir, on en sort pas tant qu’elle n’est pas finie. S’il y a un break à prendre, on le prend, mais on ne passe pas à autre chose tant que la tâche sur laquelle on se trouve n’est pas achevée. Ce qui nous permet de nous concentrer profondemment, sur ce sur quoi on travaille, et ainsi de rendre notre temps efficace. Switcher entre les tâches fait perdre beaucoup de temps, parce qu’il est nécessaire de se remémorer le contexte de chaque tâche. En fait, il est plus astucieux de regrouper les tâches par thèmes, les accomplir une par une avant de passer à un autre thème. Pour un étudiant en informatique par exemle (comme moi, lol) , séparer les matières informatique des matières non informatique (connaissances et compétences générales). Si lors d’une journée de travail, il a été planifié de travailler sur les deux thèmes à la fois, commencer par travailler les matières non informatique avant de finir sur les matières informatique par exemple. De cette façon, on mettra tout d’abord notre cerveau en mode non informatique, puis en mode informatique. On évite de surfer sur internet, de vérifier ses mails, d’aller sur des forums, de décrocher le téléphone portable (si on n’estime pas l’appel super important). Rien qui pourrait nous sortir du flow. Travailler avec 100% de concentration ou ne pas travailler tout court.
- Le faire maintenant !!!
Chaque fois qu’on sent une tendance à la paresse, lorsqu’on se rappelle qu’il y a quelque chose qu’on avait planifié de faire, on doit s’arrêter et répéter à haute voix : “ Fais le maintenant ! Fais le maintenant ! Fais le maintenant !”. On pourrait même, pour plus d’efficacité, mettre cette phrase en fond d’écran sur nos ordinateurs. Penser et planifier sont importants, mais l’action est de loin plus importante. Les résultats ne viennent pas de la pensée et de la planification, ils ne viennent que de l’action. Il est absolument impératif de développer l’habitude de prendre des décisions aussi rapidement que possible. Steve Pavlina, utilise la règle des 60 secondes pour à peu près toutes les décisions qu’il a à prendre, peu importe que l’enjeu soit minime ou important. Une fois qu’il a toutes les données qui lui sont nécessaire, il se donne 60 secondes pour prendre une décision. Si selon lui, nous sommes capables de décider très vite, alors, nous pourrons dès lors consacrer le reste de notre temps à l’action. Laisser le monde nous dire lorsqu’on se trompe, et on pourra petit à petit, avoir assez d’expérience pour prendre de bonnes décisions, rapidement et intelligemment.
- Identifier et récupérer le temps perdu
Au lieu de regarder une heure, une émission télé/série télé, choisir de l’enregistrer. On pourra alors la regarder 45 minutes en faisant passer les pubs commerciales par avance rapide. On ne devrait pas perdre 15 minutes pour écrire un mail, alors qu’on pourrait avoir le même résultat en 10 minutes au téléphone. Pour faire court, on devrait résonner selon cette logique et suivre cette optique.
- Préserver son temps
Pour travailler efficacement, on devrait se trouver des intervalles de temps sans interruption, ni coupure, pendant lesquelles on débutera et finira une tâche de façon véritable. Lorsqu’on sait de façon certaine qu’on ne sera pas interrompu, notre productivité est beaucoup plus élevée. Selon Steve Pavlina, un intervalle d’une heure et demi minimum serait idéal. On devrait négocier avec les autres personnes de notre entourage pour pouvoir obtenir ces intervalles de temps. S’il nous arrive de travailler dans un environnement qui affecte négativement notre productivité par des interruptions intempestives ou non, on devrait changer d’environnement le plus vite possible.
- Faire du sport et se nourrir pour une énergie optimale
Faire du sport est essentiel pour maintenir un bon niveau d’énergie et une bonne clarté dans les idées. A travers une alimentation équilibrée et l’exercice physique, on peut développer la capacité de maintenir un effort de concentration prolongé, de sorte que les travaux qui étaient auparavant difficiles pour nous, nous sembleront maintenant plus faciles.
- Maintenir la balance
Pour maintenir de la productivité à long terme, la santé et le bonheur, on devrait avoir une vie équilibrée. Pour exceller dans un domaine, on ne peut pas permettre à d’autres domaines laissés à la traine de nous tirer vers le bas. Se concentrer uniquement sur une tâche au détriment des autres domaines de notre vie peut nous nuire à long terme. On doit maintenir la balance, en faisant attention à tous les aspects de notre vie (sociale, sentimentale, professionnelle etc…). En construisant une carrière, on doit s’assurer de construire une vie personnelle avec. Steve Pavlina a pour plus gros regret de n’avoir pas eu de petite amie pendant ces 3 semestres où il relevait ses challenges. Le but principal du “time management” est de nous donner le pouvoir de faire de notre vie ce qu’on voudrait qu’elle soit. En étant clair et précis à propos de ce qu’on veut, en dévelloppant des habitudes nous permettant d’atteindre efficacement nos objectifs. Maitriser la gestion de son temps, c’est prendre notre “bonne” vie et la transformer en une vie “exceptionnnelle”. La gestion de son temps, n’a rien à voir avec le sacrifice, le rejet de soi ou faire plus de choses qu’on n’aime pas. C’est embrasser plus ce qu’on aime déjà.
Source : Do It Now.
(*) mes compétences en traduction ne sont pas excellentes.